In una struttura complessa, come una istituzione sanitaria, un’efficace gestione degli aspetti amministrativi ha un peso spesso paragonabile a quello della cura dei pazienti per le ricadute sulla qualità del servizio erogato al suo pubblico interno ed esterno. Per questo, il suo valore non si misura solo dalla competenza del personale medico o dalla tempestività degli interventi sul campo, ma anche dalla tecnologia. L’Azienda Ospedaliera G. Salvini, nata nel 1998 accorpando diverse realtà preesistenti, oggi è organizzata su cinque presidi in Lombardia e mira a costituire una vera e propria rete ospedaliera. Ciò comporta un generale processo di riorganizzazione, che va dall’ampliamento dell’offerta specialistica alla razionalizzazione delle attività amministrative. Uno degli aspetti cruciali è dunque il workflow documentale, aspetto che è stato affrontato con positivi risultati adottando una soluzione applicativa specifica.
L’azienda ha avviato nel corso del 2005 una revisione del flusso documentale legato ai documenti di pertinenza dell’Ufficio Protocollo Generale. Il progetto è stato realizzato da NordCom, system integrator con competenze specifiche nelle soluzioni di document management. La scelta tecnologica di NordCom è ricaduta su openwork®, piattaforma di Business Process Management e gestione documentale sviluppata dall’omonima azienda. Si tratta di un volume stimabile in circa 40mila protocolli all’anno e oltre mille delibere, ma si tratta di cifre destinate ad aumentare, man mano che procede la fase di revisione dei processi.
Referente del progetto per l’AO Salvini è il Dott. Meregalli, responsabile Sistemi Informativi dell’azienda, e colui che ha delineato la vision tecnologica e organizzativa per la struttura sanitaria, identificando anche le linee guida per lo sviluppo della soluzione documentale. Uno dei nodi era costituito dai colli di bottiglia generati dalla sola implementazione del Nucleo Minimo del protocollo informatico, cosa che concentrava nell’Ufficio del Protocollo Generale tutto il flusso cartaceo in entrata e in uscita. Così si è reso necessario l’investimento in una soluzione tecnologica avanzata, come openwork®. L’abbinamento fra la soluzione tecnologica di base e la capacità di customizzazione di NordCom sono stati i fattori determinanti per il progetto partito con requisiti e specifiche ben identificate sin dall’inizio. “Il progetto ha previsto una propedeutica fase di consulenza organizzativa che ha analizzato tutti i flussi documentali – illustra Luciano Sulis, Project Manager NordCom – Come capita spesso, l’occasione è stata utile per rianalizzare le procedure nel loro complesso, anche se poi il cliente ha deciso di procedere per gradi”. Infatti, l’intervento iniziale è stato compiuto a livello di Ufficio Protocollo Generale, anche per alleggerire il carico di lavoro di questa struttura. In seguito, è stato attivato il protocollo decentrato in uscita per cinque uffici pilota, primo passo verso l’implementazione del Nucleo Esteso, con acquisizione dei documenti via scanner e attivazione dello smistamento elettronico. Il progetto prevede anche il passaggio in elettronico del flusso completo di delibere e la successiva graduale attivazione del protocollo decentrato in uscita per gli altri uffici dell’azienda. La soluzione è stata installata su server dedicato, ma in sede di evoluzione è prevista la migrazione ad un’architettura multi-tier in corso di implementazione. Il prodotto è stato già integrato, a livello di anagrafiche clienti, fornitori e dipendenti, con il software gestionale in uso.
Il progetto è stato rilasciato nel Dicembre scorso, completo di acquisizione del protocollo pregresso del 2004 e 2005, ma tuttora sono in corso personalizzazioni di alcune procedure e feature, su richiesta diretta del Salvini, soprattutto in direzione dell’usabilità della soluzione: “Già dalle prime fasi operative – spiega Sulis – si sono ottenuti significativi benefici per l’Azienda Ospedaliera: una soluzione di protocollo adeguata rispetto al DPR 445/2000, uno strumento come openwork® di semplice utilizzo e con forti potenzialità di sviluppo per il futuro in relazione a tutte le tematiche di workflow e riorganizzazione dei processi amministrativi, hanno permesso di intraprendere con successo un percorso di analisi e revisione delle procedure amministrative di sicuro valore per l’azienda. È un significativo passo verso la realizzazione dell’amministrazione digitale”. NordCom ha gestito l’implementazione fornendo skill professionali sia in termini di consulenza organizzativa che di gestione e ingegnerizzazione dei processi: “Abbiamo scelto openwork® - conclude Sulis - come suite di business process & document management per Salvini perché ha un approccio fortemente integrato con il motore di workflow e perché, contrariamente alle altre soluzioni sul mercato, parte dai flussi organizzativi”.
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