Le aziende non soddisfano le richieste dei dipendenti in termini di strumenti di collaborazione

Uno studio Quocirca/TANDBERG conferma che secondo gli utenti i tool di collaborazione evolvono troppo lentamente

Milano, 24 aprile 2007 – TANDBERG®, azienda leader nella comunicazione visiva, e la società di ricerche indipendente Quocirca hanno presentato uno studio che rivela che le aziende non soddisfano le aspettative degli utenti quando si tratta di strumenti di collaborazione. Secondo l’indagine effettuata su oltre 150 aziende, il 71% ha confermato la richiesta da parte degli utenti di poter disporre di tool di collaborazione quali la videoconferenza.

Questa domanda dipende dalla natura dei team che necessitano di una maggiore collaborazione remota, dalla maggiore efficienza assicurata da incontri via-a-vis e da un più favorevole approccio dei dipendenti all’adozione di nuove tecnologie. Tuttavia, solo una su cinque aziende sta realmente investendo in questi strumenti e questa discrepanza potrebbe avere implicazioni importanti per le organizzazioni che cercano di controllare l’ambiente IT e business perché quasi il 50% delle aziende intervistate ritiene che i dipendenti stiano implementando tool di comunicazioni propri sui dispositivi aziendali.

Cambiare le dinamiche del posto di lavoro
La natura dei team sta cambiando e molte aziende oggi si avvalgono di gruppi di lavoro virtuali, che operano da diversi luoghi e che comprendono dipendenti mobili e remoti. Crescenti pressioni commerciali e ambientali associate alla revisione dell’età pensionabile e nuove direttive sulla maternità hanno imposto alle aziende di adottare regole di lavoro più flessibili. Questa tendenza è in crescita e la maggior parte delle aziende prevede un aumento nell’esigenza di collaborazione tra siti remoti in futuro.

La forza lavoro ‘dispersa’ pone un’enorme sfida alla comunicazione e molte aziende comunicano via email, conference call e per telefono. Ma l’esigenza di incontrarsi di persona rimane, con oltre l’80% degli intervistati che conferma l’importanza degli incontri faccia-a-faccia per le comunicazioni interne. Nonostante il valore rivestito dagli incontri di persona, questi vengono spesso criticati per il loro impatto negativo sulla produttività. Quasi la metà degli intervistati ha confermato che le assenze alle riunioni sono una pratica comune e circa il 75% ritiene che gli invitati spesso non partecipino a causa della distanza. Immaginate l’impatto che questo comportamento ha sul processo decisionale.

I costi e il tempo associati alle riunioni sono sempre più significativi per le aziende. Circa l’85% degli intervistati ha evidenziato l’aumento di produttività e il risparmio del tempo di spostamento quali fattori principali quando si scoraggia la partecipazione a un incontro. La domanda è: come possono le aziende andare avanti senza riunioni?

Atteggiamento dei dipendenti nei confronti dei nuovi strumenti di comunicazione
Molte organizzazioni hanno aumentato l’utilizzo di comunicazioni elettroniche come l’email e Instant Messenger e il 90% delle aziende ritiene che l’uso della posta elettronica continuerà a crescere. Ma questi metodi basati su testo hanno delle limitazioni. La comunicazione elettronica manca di interattività e il pericolo che un messaggio venga male interpretato è reale. Oltre il 60% ha ammesso di essere stato frainteso in passato.

Invece, le aziende stanno vedendo un incremento nella domanda di tool di comunicazione interattiva quali la videoconferenza. “Un’intera generazione - abituata al video grazie a siti di networking sociale, webcam e cellulari - sta entrando in azienda”, spiega Rob Bamforth, analista in Quocirca, “impattando in maniera significativa sulla tipologia di tecnologie e di strumenti di comunicazione che si aspettano di trovare sul posto di lavoro”.

In effetti, gli utenti che già usano la videocomunicazione sono favorevoli e ritengono che risolva molte delle problematiche che possono avvenire in fase di meeting. Oltre l’80% ha dichiarato che la videocomunicazione ha rafforzato le relazioni, velocizzato le riunioni e reso i partecipanti più attenti. I vantaggi per il processo decisionale sono evidenti.

La videoconferenza è di moda
L’arrivo di sistemi di videoconferenza ad alta definizione insieme a robuste infrastrutture IP significa che i problemi legati ad affidabilità e qualità sono stati risolti. La tecnologia è anche più economica, dato riconosciuto nel sondaggio nel quale il 64% delle aziende che ha già investito in tecnologia ritiene che la videoconferenza non sia dispendiosa.

Le aziende che già utilizzano la video comunicazione la ritengono uno strumento fondamentale, l’80% la ritiene molto preziosa e il 70% prevede di aumentarne l’uso in futuro. Anche se le considerazioni iniziali dietro l’installazione del video sono di tipo economico, le aziende si stanno rendendo conto dei vantaggi che assicura in termini di produttività ed efficienza. Le aziende che hanno preso parte al sondaggio misurano infatti l’impatto della videoconferenza sull’efficienza e la soddisfazione dei dipendenti più che in base ai risparmi sugli spostamenti.

“Le funzionalità della tecnologia di videocomunicazione odierna insieme alle diverse attitudini dei dipendenti fanno sì che le aziende possano scoprire tutti i vantaggi di business quando investono in videocomunicazione”, ha commentato Paul Gullett, president EMEA in TANDBERG. “I dipendenti sono pronti e i vantaggi evidenti, così come l’opportunità di sfruttare il vantaggio competitivo che la videoconferenza assicura”.

TANDBERG in breve
TANDBERG è leader mondiale nella fornitura di soluzioni e sistemi per videocomunicazione. La società progetta, sviluppa e commercializza sistemi e software per video, voce e dati, offrendo assistenza e supporto in oltre 90 paesi. L’azienda – con doppia sede a Oslo e New York - è quotata alla borsa di Oslo con il simbolo TAA. Per ulteriori informazioni, visitate il sito www.tandberg.net/it.

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