Avaya: C'è ancora vita in ufficio?

C'è ancora vita in ufficio?

A cura di Andrea Ragazzi, Amministratore Delegato Avaya Italia

Milano, 20 luglio 2015

Negli ultimi dieci anni, le comunicazioni si sono evolute a una velocità tale, che le aziende faticano a tenerne il passo.

Le opinioni sul ruolo che l'ufficio dovrebbe giocare nel panorama aziendale attuale sono contrastanti. Molti vendors vanno diffondendo l'idea che "il lavoro dovrebbe essere qualcosa che facciamo, non il posto in cui ci rechiamo". Aziende come Google, per esempio, seguono quell'idea di lavoro flessibile secondo cui l'ufficio serve più come luogo di ritrovo per sviluppare creatività e collaborazione, che non come spazio in cui le persone siedono alla loro scrivania inviando email. Sento molto mio questo tipo di approccio; penso, infatti, che oggi dovremmo essere tutti in grado di lavorare da qualsiasi luogo, mantenendo lo stesso livello di impegno e coinvolgimento che avremmo se ci trovassimo in ufficio. E se sarà necessario affrontare il viaggio verso il posto di lavoro, sarà solo per incontrare i colleghi.

Su questo tema mi capita anche di leggere di aziende che giocano con l'idea di portare questo concetto all'estremo, smantellando completamente l'ufficio. Questa posizione estrema mi sembra d'altro canto discutibile, poiché ritengo che non solo ci sia ancora vita in ufficio, ma che l'ufficio stesso stia passando attraverso una sorta di ripensamento in una nuova chiave costituita di nuovi modi di lavorare. I benefici del lavoro in ufficio, dunque, non dovrebbero essere dimenticati.

Lavorare da remoto non significa non sentirsi coinvolti

Il lavoro da remoto e la crescente dispersione geografica della forza lavoro hanno accelerato la creazione di un'etica del lavoro che rischia il distacco e l'indebolimento delle relazioni tra colleghi e tra impiegati. E mentre gli strumenti per la comunicazione e la tecnologia mobile hanno fatto passi da gigante per ridurre le distanze geografiche, venendo sfruttati al massimo per la condivisione di informazioni e risorse, è altrettanto vero che poco è stato fatto affinché questi aumentassero il livello di coinvolgimento dei dipendenti o li motivassero a collaborare in modo più produttivo e proattivo tra di loro.

Tutto questo, però, sta subendo un cambiamento epocale, dovuto ai costanti progressi nel campo delle comunicazioni unificate. Grazie al crescente numero di imprese che implementano soluzioni interoperabili basate sulle comunicazioni unificate, possiamo vedere come i dipendenti riescono ad apprezzare e utilizzare sempre più queste tecnologie, basate sulla collaborazione come la video conferenza e i social media, e i nuovi metodi di accesso, come i dispositivi wearables. Se lavorando da remoto si ha l'opportunità di inviare un messaggio istantaneo a un collega, o di inserirsi in una video chiamata con la stessa facilità con cui si invia un'email, il lavoro diventerà molto più social e i dipendenti si sentiranno molto più liberi e al tempo stesso più coinvolti. Sono molte le aziende che utilizzano strumenti social per la collaborazione, inclusi anche ad esempio i social network aziendali, così da incoraggiare la naturale conversazione tra i dipendenti. Alcune poi si sono spinte oltre, tanto da creare un ambiente fatto di avatar e usare la "gamification" per rendere anche più divertenti le comunicazioni aziendali.

Tutto questo però funziona solo quando si hanno a disposizione strumenti integrati e unificati dietro a una singola interfaccia utente. Dover utilizzare applicazioni separate e disgiunte, che rendono la comunicazione pesante e difficile, infatti, non incoraggia questo nuovo approccio a un engagement efficace. 

Detto ciò, sono convinto che mettendo all'opera dipendenti produttivi e realmente coinvolti, il lavoro sarà finalmente "solo" qualcosa che facciamo, e non più il posto in cui ci rechiamo a lavorare.

Dove andrà a finire l'ufficio?

Nonostante i molti progressi nelle tecnologie che supportano il lavoro da remoto, i dati più recenti mostrano che l'87% delle persone lavora anzitutto dall'ufficio. A mio avviso, l'ufficio dovrebbe continuare a esistere proprio per chi desidera lavorare in questo tipo di ambiente. La nostra vita in ufficio è ancora molto attiva e si evolve insieme a noi diventando più semplice e flessibile, come risultato dell'evoluzione tecnologica e delle possibilità che ci offre il lavoro da remoto.

Sembra che le Unified Communications abbiano quindi "ridisegnato" allo stesso tempo una nuova concezione del lavoro d'ufficio e di lavoro da remoto, e sarebbe incredibilmente miope da parte nostra non considerare l'impatto che tutta questa tecnologia avrà sull'attuale modo di lavorare, ancora fortemente ancorato al luogo di lavoro. I sistemi intelligenti e basati sulle comunicazioni, in grado non solo di personalizzare l'ambiente lavorativo ma anche di incoraggiare le interazioni tra colleghi, daranno un enorme impulso alla produttività e alla creatività, stimolando il coinvolgimento dei dipendenti.

Tutto questo avrà un grande impatto. Proviamo a immaginare uno spazio lavorativo consapevole della nostra presenza – indipendentemente dal nostro ruolo - che può essere quello di dipendente, partner, cliente o fornitore. Immaginiamo un ufficio in grado di riconoscere chi sta entrando nello stabile, di che tipo di accesso ha bisogno, quali device ha con sé e quali sono le informazioni che potrebbero servirgli. E ancora, un ufficio che sa che tipo di luce, temperatura e stanza preferiamo. Un ufficio capace di avvertirci quando una persona che potrebbe essere utile per un progetto al quale stiamo lavorando sta entrando nello stabile, e che automaticamente prepara per noi un meeting con lei. Proviamo a pensare al supporto che un simile ambiente darebbe in termini di collaborazione e coinvolgimento dei dipendenti. 

E così, mentre la tendenza del "lavorare da ovunque" si sta consolidando, io desidero incoraggiare chi si sente pronto a mettere da parte la tradizionale concezione dell'ufficio, perché la considera ormai datata, e a pensare in maniera creativa, riflettendo su ciò che essa può ancora offrire. Le più sofisticate tecnologie basate sulla collaborazione, insieme a un'efficace strategia di comunicazione unificata, stanno già trasformando la concezione di ufficio, e le aziende raccoglieranno presto i frutti dati da questi nuovi ambienti, più produttivi e collaborativi. E in quel momento, allora, sarà un vero piacere lavorare in ufficio.