LRS a supporto del pull printing e della sicurezza dei documenti in azienda, anche in ambito Cloud

Da un po’ di tempo le aziende di ogni dimensione stanno cominciando a considerare con grande attenzione le problematiche derivanti dal cattivo utilizzo degli strumenti di output aziendali. Levi, Ray & Shoup, Inc. (LRS), è una delle società americane leader in questo settore, presente anche in Italia con una struttura dedicata atta ad analizzare e risolvere al meglio il tema del cost-saving e della sicurezza nell’ambito della produzione e stampa di documenti aziendali.

“Affrontiamo con successo la problematica dell’output aziendale da anni – osserva Samantha Turrin, Senior Manager, International Sales di LRS – e lo facciamo attraverso soluzioni ad hoc e strutture dedicate in grado di migliorare il modus operandi attuale in molte aziende. Puntiamo a creare o identificare un ambiente sicuro di stampa iniziando dal controllo degli accessi”.
Le stampanti vanno configurate in modo da impedire agli utenti non autorizzati di visualizzare i processi di stampa in coda. La soluzione di Enterprise Output Management, proposta da  LRS, semplifica le attività di configurazione, fornendo potenti strumenti di controllo agli amministratori in modo tale da individuare e impedire accessi non autorizzati ai documenti.

“Per esempio, il nostro prodotto Innovate/MFPsecure™ – sottolinea Turrin – fornisce il pull-printing guidato da un software in grado di supportare i flussi di lavoro dei documenti protetti sui nuovi dispositivi multifunzione Hewlett-Packard (HP)”. A differenza di un sistema di stampa normale i documenti in un ambiente protetto non vengono inviati a un dispositivo alla prima richiesta di stampa. Al contrario, essi rimangono in coda in modo sicuro sull’LRS® Enterprise Output Server fino a quando un utente finale arriva fisicamente al dispositivo di stampa e autentica la sua identità attraverso uno dei tre metodi sicuri a disposizione.

“I timori del mantenimento della privacy relativi al documento – specifica Turrin –  sono sempre più reali, e l’incapacità di proteggere le informazioni riservate può comportare gravi sanzioni. In un ambiente tipico i documenti generati dalle applicazioni o dagli utenti finali avviano la stampa non appena vengono richiesti. Come risultato si ottiene che questi documenti arrivano alla stampante molto prima dei loro destinatari. I documenti sensibili che restano incustoditi su una stampante rappresentano un rischio significativo per la sicurezza. Inoltre, essi delineano anche uno spreco di carta e denaro per l’azienda”.

Su tutti questi temi LRS organizza durante l’anno diversi webinar nei quali vengono presentate le esperienze dirette dei propri clienti. Recentemente sono state affrontate alcune problematiche di stampa in ambito SAP® abilmente risolte dalla multinazionale SCA (www.sca.com). A illustrare il tema è stato Sivert Stääf, tecnico in ambito Printing & Interface di SCA che si è soffermato sul perché sia stato scelto il software LRS, come è stato implementato e i benefici del software all’interno di questa grande azienda internazionale.

LRS risulta sempre inoltre molto attenta all’evoluzione dell’IT nella sua globalità, ed è per questo che guarda con grande interesse lo sviluppo verso il Cloud. Oggi più che mai l’IT nell’ambiente Cloud deve saper bilanciare il desiderio di flessibilità degli utenti finali con l’esigenza di sicurezza e gestione dell’intera organizzazione: questo però può risultare difficile. “Il nostro ‘Enterprise Output Server – conclude Turrin – copre questa lacuna: è progettato per gestire in modo sicuro la distribuzione degli output e garantire la consegna degli stessi da qualsiasi piattaforma hardware o da qualsiasi sistema operativo. Gli utenti finali non devono installare driver o gestire le definizioni di stampa, ma semplicemente cercare, scegliere e installare il dispositivo come ‘un servizio cloud’. Il widget web-based può essere aggiunto a qualsiasi portale intranet aziendale o visualizzato direttamente tramite qualsiasi dispositivo e permette agli utenti di individuare e connettersi rapidamente a qualsiasi stampante di rete. Così, ora, gli utenti finali possono semplicemente richiedere la stampa e il documento sarà disponibile alla stampante desiderata”.

In realtà all’interno dell’ambiente Cloud, la tecnologia può essere impegnata nel gestire la sicurezza dei documenti, risolvere errori, reindirizzare stampe e molto di più.
Per ulteriori informazioni su tutte le soluzioni di output management e sulle iniziative di LRS è possibile scrivere a: italy@lrs.com

Nuovo numero di “Output Management Connection” da LRS

E’ disponibile il primo numero del 2012 della newsletter Output Management Connection in lingua italiana, strumento ideato da Levi, Ray & Shoup, Inc. (LRS), per tutti coloro che sono interessati al tema dell’Enterprise Output Management. Questo numero di “Output Management Connection”, che può essere letto all’indirizzo www.lrs.com/EOM/News/Newsletter/default_it.aspx presenta uno degli argomenti più importanti relativo all’output management e cioè quello della certezza della consegna dei documenti al corretto destinatario. Dopo l’avvento della scrittura, le aziende hanno in pratica dovuto trovare il modo per evitare che le informazioni riservate cadessero in mani sbagliate. Oggi, i rischi legati alla sicurezza dei documenti sono più alti che mai. Oltre alla divulgazione di segreti commerciali o di vantaggi competitivi, le aziende che non riescono a proteggere le informazioni confidenziali devono anche far fronte a severe sanzioni finanziarie. Eppure sono poche le organizzazioni che hanno messo in atto misure adeguate per individuare tali violazioni, e tanto meno hanno individuato la loro prevenzione.

Anche la vostra azienda ha dovuto affrontare il problema della sicurezza dei documenti? Siete sicuri che i vostri metodi siano affidabili? In questo nuovo numero di “Output Management Connection” trovate molti spunti interessanti.“Se La conoscenza è potere come sosteneva Francis Bacon – ha dichiarato Samantha Turrin, Senior Manager, International Sales di LRS – le istituzioni farebbero bene a proteggerla al meglio. Eppure, non vi è settimana senza che non appaia una notizia di una grave violazione a qualche sistema di sicurezza. Dal Watergate a Wikileaks abbiamo avuto modo di vedere casi che hanno coinvolto segreti di tipo militare o governativi. Ma grazie alle nuovi leggi che proteggono i cosiddetti ‘sensitive consumer’ e le informazioni finanziarie, le aziende private si stanno battendo per risolvere al meglio le loro carenze relative alla sicurezza”.

All’interno di questa newsletter sono presenti alcuni articoli d’approfondimento che toccano i temi dei documenti sicuri in un mondo “insicuro” e dove il tema del “Document Security” viene visto sia dal punto di vista delle minacce che da quello delle soluzioni. Si parla di Pull Printing come modalità per proteggere l’accesso ai documenti riservati, ma anche di come un nuovo prodotto di LRS chiamato Innovate/MFPsecure™ sia progettato per affrontare questi temi migliorando nel contempo l’ambiente di output esistente.

“I tipici ambienti protetti di document delivery – ha concluso Samantha Turrin – richiedono in genere hardware e software specifici per verificare l’identità di un utente prima di consegnare lavori di stampa sensibili. LRS ha stabilito partnership con fornitori leader nell’ambito delle soluzioni di tipo pull-printing, tra cui Hewlett-Packard. La nostra collaborazione più recente con loro coinvolge la soluzione Innovate/MFPsecure™ che utilizza l’interfaccia di controllo OXP con la nuova serie di dispositivi multifunzione HP. Il software Innovare/MFPsecure fornisce una comunicazione bidirezionale in grado di trasmettere informazioni sensibili in modo sicuro tra il server LRS e gli utenti finali autorizzati. Il risultato è una maggiore sicurezza e un migliore controllo dei costi”.

Per approfondire questi e altri temi trattati nella newsletter potete leggere “Output Management Connection” all’indirizzo www.lrs.com/EOM/News/Newsletter/default_it.aspx

LRS Italia e la soluzione PageCenterX®

Gli analisti sostengono che più dell’80% delle informazioni aziendali giace sepolto in una varietà di formati inutilizzabili, o addirittura completamente inaccessibile. I costi e il tempo di gestione di questo fenomeno crescono col costante aumento dei volumi. Quando si tratta di registrare, ricercare e visualizzare i dati, la soluzione web-based che garantisce un sistema di gestione che non ha eguali sul mercato si chiama PageCenterX® ed è proposta sul territorio nazionale dalla filiale della società americana, con sede in Illinois, Levi, Ray & Shoup, Inc. (LRS) – www.lrs.com/eom.

“Questa soluzione – ha spiegato Samantha Turrin, Country Manager di LRS per l’Italia, Spagna e Portogallo – è stata progettata per essere di facile utilizzo, reperire informazioni velocemente e offrire alle aziende un sistema sicuro di gestione, archiviazione e accesso per tutti i tipi di documenti. Inoltre permette un’indicizzazione degli stessi creata al momento, e supporta più sistemi operativi, formati e diverse configurazioni di rete.”

Un ottimo modo per diminuire il Total Cost of Ownership (TCO) è quello di ridurre il costo complessivo di stampe in azienda. Con un valore tra l’1 e il 3% del fatturato aziendale speso per la produzione di documenti, le aziende sono alla ricerca di soluzioni per ridurre sia il costo per pagina stampata che limitare al minimo il numero totale delle pagine stampate. Il software PageCenterX® è parte integrante dell’offerta LRS Enterprise Output Server. Questa soluzione offre accesso autorizzato web-based agli utenti che possono così raggiungere documenti critici, indipendentemente dalla loro locazione o formato.

Una soluzione versatile

Nei suoi oltre 25 anni di fornitore di soluzioni per l’Output Managemet, LRS ha compreso che ogni cliente è diverso dall’altro e con esigenze differenti. Ecco perché la soluzione PageCenterX® si può installare su molteplici piattaforme hardware, da AIX, HP-UX e Linux, oltre che sui server a 64 bit di Windows.

Oltre ai formati di documenti standard come PDF, RTF, TXT e HTML, il software può importare, memorizzare e accedere a qualsiasi file binario, inclusi JPEG e anche MP3. Questa flessibilità consente al sistema di adattarsi alle singole esigenze dei clienti, e non il contrario.

“Ciò che distingue la soluzione PageCenterX® – ha continuato Samantha Turrin – è la sua facilità d’uso per gli utenti finali e gli amministratori di sistema. Per esempio, i clienti possono aggiungere nuovi documenti al sistema senza creare appositi report. Con il supporto all'indicizzazione automatica, o all’indicizzazione esterna, il sistema offre agli utenti logiche di comparazione AND/OR/NOT e possibilità di "ricerca fuzzy" per trovare rapidamente i dati critici in tutto il sistema”.

Oltre al supporto per le interfacce di sicurezza interna ed esterna (PAM, LAM, Active Directory), la soluzione PageCenterX® permette alle aziende di crittografare i documenti al momento dell’importazione nel sistema. Un’encription, modificabile dall’amministratore di sistema a 128, 192 e 256-bit protegge i documenti sia in archivio che durante la trasmissione agli utenti finali.

“A supporto della nostra clientela – ha concluso Samantha Turrin – per i progetti legati all’implementazione di PageCenterX®, mettiamo a disposizione vari servizi tra cui il project management, il training, il piano di implementazione iniziale, l’estrazione di report avanzati, e molto altro ancora”.

Il software PageCenterX®, in conclusione, sostituisce documenti fisici e processi costosi grazie all’immediato accesso web-based agli stessi. Ciò permette di ridurre, o eliminare, una varietà di documenti e i relativi costi, includendo in questa lista:

• Carta, toner e altri beni di consumo

• Acquisto di stampanti, relativa installazione e servizio

• Server di Stampa e relativo software

• Alimentazione e raffreddamento per le stampanti e server

• Consegna dei documenti interni/esterni (corrieri)

• Spazio fisico in Ufficio per l’archiviazione dei documenti

• Tasse di smaltimento dei documenti (frantumazione, ecc)

Levi, Ray & Shoup, Inc. (LRS), multinazionale americana, è presente sul mercato dal 1979 in qualità di fornitore globale di soluzioni innovative e tecnologiche. Dal 1982 Levi, Ray & Shoup, Inc. fornisce soluzioni EOM a migliaia di aziende leader in ogni parte del mondo, e la sua presenza in Italia – assommata al forte impegno verso questi temi – dimostra la volontà di offrire supporto anche alle aziende locali che intuiscono l’importanza di rivedere le loro strategie nell’ambito della trasformazione dei documenti.

LRS vanta oggi oltre 600 dipendenti in tutto il mondo, ha la sede centrale a Springfield, in un complesso di otto palazzi, altri sette uffici negli Stati Uniti, cinque in Europa, due in Asia e uno in Australia. Nel solo settore dell’EOM, LRS ha accresciuto notevolmente, a partire dal 2002, il suo personale marketing, di sviluppo e supporto, passando da 122 persone alle attuali 214, raddoppiando quasi l’organico a supporto di questa tematica IT sempre più sentita.

Sito internet: www.lrs.com