Hays Executive: 10 consigli per gestire al meglio tempo e produttività

Ascoltare e gratificare il proprio team, imparare a delegare e redigere sempre una to do list giornaliera. Ecco i 10 suggerimenti di Hays Executive per raggiungere il massimo risultato con il minimo sforzo.

Milano, 27 ottobre 2015 – Organizzare le attività settimanali con il proprio team, lasciarsi aiutare dalla tecnologia e concedersi delle pause rigeneranti. Questi sono solo alcuni semplici ed immediati consigli che un capo dovrebbe seguire per gestire con successo la propria attività ed il proprio team. A stilarli gli esperti di Hays Executive, la divisione del Gruppo Hays specializzata nel recruitment di figure dirigenziali.

“Alla base di una buona leadership – afferma Erika Perez, Responsabile della divisione Hays Executive –, vi è la conoscenza approfondita del proprio team. Sapere ascoltare i propri collaboratori, aiutarli a crescere, non dar mai per scontato la loro disponibilità è essenziale per raggiungere il massimo del risultato con il minimo sforzo. D’altra parte, non è meno importante la capacità di saper gestire tempi e produttività, senza lasciarsi sopraffare dal lavoro e non rinunciando mai alla propria vita privata”.

Ecco quindi 10 pratici consigli per essere un boss “da 10 e lode”:

1.                  Programmare le proprie attività

Redigere ogni mattina una to do list che aiuti a pianificare scadenze e consegne è il primo passo per evitare di lasciarsi sfuggire qualcosa. Dopo aver stilato un elenco con tutte le attività “on pending”, basterà spuntarle una volta concluse. Sembra scontato, ma poter tracciare una linea e cancellare un progetto o un’attività portata a termine è distensivo e aiuta anche a livello psicologico. 

2.                  Condividere un progress settimanale con il proprio team

Definire obiettivi a breve termine con i propri collaboratori è utile per avere la situazione sotto controllo e restare sempre aggiornati sugli sviluppi delle attività. Una breve riunione al lunedì con tutto lo staff aiuta a capire anche quali sono le risorse più sovraccariche di lavoro e quali invece possono essere impiegate per nuovi progetti.

3.                  Organizzare le giornate

Uno dei problemi peggiori per una figura dirigenziale è quello di non avere orari. Scandire la propria giornata con dei ritmi regolari è quindi essenziale per non perdere le buone abitudini ed evitare di lasciarsi sopraffare dagli impegni. Fissare la sveglia tutti i giorni alla stessa ora, consumare i pasti in maniera regolare e non andare troppo tardi a dormire (concedendosi almeno 7 ore di sonno) sono piccoli accorgimenti che possono realmente fare la differenza.

4.                  Sfruttare al massimo la tecnologia

Spesso i device vengono utilizzati solo per un terzo delle loro potenzialità. Lo smartphone, ad esempio, il più delle volte, è usato per effettuare chiamate, leggere mail, condividere foto sui social o scambiarsi messaggi istantanei. Solo in pochi lo sfruttano in maniera intelligente per organizzarsi l’agenda, registrare le spese, memorizzare note vocali o scaricare utili app che semplificano la vita. 

5.                  Darsi delle priorità

È sempre bene dividere il lavoro più urgente con le attività che possono essere rimandate ad un secondo momento. Sì, quindi a controllare la posta elettronica con frequenza regolare, evitando però di rispondere a tutti “a stretto giro”. Le questioni meno urgenti possono essere temporaneamente accantonate per momenti di maggiore tranquillità.

6.                  Imparare a delegare

“Capo” non è sinonimo di “Superman”: la tendenza dei manager è accentrare sulla propria persona tutti gli impegni. Nulla di più errato: un leader deve saper delegare. È giusto monitorare tutte le attività, ma solo dopo averle suddivise con il resto della squadra.

7.                  Imparare ad ascoltare

Un datore di lavoro deve imparare a percepire ed ascoltare le esigenze del proprio staff. Effettuare periodicamente delle interview one-to-one potrebbe essere, ad esempio, un buon metodo per capire se vi sono problemi all’interno del team o se i singoli professionisti sono soddisfatti del proprio percorso all’interno dell’azienda.

8.                  Gratificare i propri collaboratori

La gratificazione è il punto di partenza per la costruzione di un team solido e propositivo. Un semplice “Grazie” o frasi come “Ottimo lavoro, complimenti!” o “Mi fido di te!” servono a portare positività nei rapporti interpersonali e a creare un clima produttivo.

9.                  Concedersi delle pause

Bisogna imparare a non essere i propri peggiori datori di lavoro, concedendosi delle piccole pause almeno ogni due ore. Una telefonata, un caffè o una breve passeggiata potrebbero rivelarsi essenziali per rinfrescare le idee e ricominciare a lavorare con meno fatica. 

10.               Non rinunciare al weekend

Le eccezioni possono capitare, ma in linea di massima lasciarsi il fine settimana libero permette di ricaricare le pile e affrontare la nuova settimana in maniera più produttiva.

Hays, società quotata al London Stock Exchange, è uno dei leader mondiali nel recruitment specializzato nell’ambito del middle e senior management. Al 30 giugno 2015 il team di Hays Worldwide conta più di 9.023 persone, distribuite in 240 uffici dislocati in 33 Paesi nel mondo. Da più di trenta anni Hays è attiva in Europa, Canada, Australia e Nuova Zelanda con consulenti che, grazie al background maturato in una delle 20 differenti divisioni, offrono ai propri clienti la garanzia di una copertura delle differenti esigenze aziendali sia a livello nazionale sia internazionale.