La gestione in outsourcing delle note spesa

L’OUTSOURCING DEL PROCESSO DI GESTIONE E CONTROLLO DELLE NOTE SPESE:

UNA LEVA STRATEGICA E OPERATIVA PER OTTIMIZZARE I COSTI E LE RISORSE

di Paola Casoni - Manager del Dipartimento Oneri Sociali Lowendalmasaï

Nel corso degli ultimi anni le aziende hanno dovuto modificare i propri modelli e processi organizzativi, per rispondere alle mutevoli esigenze economiche e sociali del mercato. In questo contesto le imprese hanno reagito con due diverse modalità: alcune realtà hanno adottato una strategia di ridimensionamento e di forte consolidamento di tutti i processi al proprio interno, altre si sono orientate verso modelli di esternalizzazione di alcuni processi di business, che vengono quindi gestiti in outsourcing.

Anche se l’outsourcing di per sé non è una novità, questo fenomeno sta vivendo un periodo di enorme sviluppo. Inoltre, non sono più solo le grandi aziende ad adottare una strategia di outsourcing, bensì sempre più PMI si muovono alla ricerca di consulenti esterni specializzati in grado di gestire, con elevati standard qualitativi e di sicurezza, alcuni processi aziendali non core.

Sempre più spesso quindi l’outsourcing viene considerato dalle imprese una fase strategica della propria crescita, utile per diminuire i costi e liberare le risorse da dedicare ad attività più core, oltre che per migliorare i propri processi e aumentare le proprie competenze.

L’area forse più interessata dall’outsourcing è quella della gestione delle risorse umane, in particolare per quanto riguarda la gestione di buste paga e contributi, recruitment, formazione, gestione Comp&Benefit, ecc. Esiste però un’ulteriore area, che impatta sul comparto HR, che ancora poche imprese tendono a esternalizzare, quella delle note spese. Molte aziende devono infatti gestire mensilmente un numero consistente di note spese. Questa attività, se svolta bene, richiede molto tempo e impegna molte risorse dell’ufficio personale e amministrazione.

Affidando all'esterno il processo di gestione e controllo delle note spese, le aziende possono ottenere una serie di benefici in termini di abbattimento dei costi, maggiore efficienza del processo di validazione e liquidazione delle note spese ai collaboratori, diminuzione del rischio di rimborso di “spese non giustificate”, controllo e conformità con le policy aziendali. Un altro aspetto che molte volte viene sottovalutato è la possibilità di recuperare gli importi IVA, sia esteri sia locali, che vengono altrimenti imputati a costo.

Cerchiamo però di comprendere in concreto come potrebbe essere gestito in outsourcing il processo relativo alle note spese, e quali potrebbero essere i benefici derivanti da questa attività.

Anche se ovviamente l'azienda può decidere se dare in outsourcing tutta o solo parte della gestione delle proprie note spese, l'esperienza dimostra che si ottengono maggiori risultati se viene esternalizzato tutto il processo, dal momento della ricezione della nota spese inviata dal dipendente, al suo controllo in base alla travel policy vigente, alla gestione delle anomalie riscontrate, alla sua validazione, alla contabilizzazione, all’individuazione di giustificativi esteri e/o italiani idonei ai fini IVA, alla comunicazione al reparto HR degli importi da rimborsare e quindi da riportare nel cedolino, fino all’archivio della nota spese stessa.

Successivamente è necessario decidere se far gestire l'attività dal partner scelto presso la propria sede oppure off site. Sicuramente la scelta di far risiedere il consulente presso la propria sede porta all’azienda notevoli benefici, permettendo un maggiore controllo sulle risorse e sui processi. Inoltre si facilita il trasferimento continuo di know-how dai consulenti al personale dell’azienda, grazie a una costante condivisione degli obiettivi strategici. Viene anche resa più semplice ed efficace la gestione di eventuali anomalie e controversie.

Prendiamo come esempio un’azienda che deve gestire al mese circa 1.500 note spese. Per processare un numero così elevato di documenti, che vanno controllati, validati e contabilizzati, l’azienda dovrebbe dedicare più risorse full time, scelta che un’azienda in genere non può permettersi. Perciò l’approccio più consolidato è quello di verificare le note spese a campione. Questo implica, ovviamente, un elevato margine di errore, impedendo il controllo di tutte le eventuali anomalie. Se si pensa che di media possono essere identificati 30 diversi codici di anomalie, è facile comprendere come gli errori presenti nelle note spese, se non individuati e corretti, possano comportare per le aziende notevoli costi. Le anomalie più frequenti riguardano il superamento dei massimali definiti dalla policy aziendale relativi, ad esempio, alla somma che il dipendente può spendere per pranzi e hotel, oppure la compilazione errata delle schede carburante e dell’intestazione delle fatture.

Il valore aggiunto portato da un consulente che gestisce in outsourcing le note spese, è proprio quello di poter verificare “a tappeto” tutte le note spese, segnalare all’azienda le eventuali anomalie riscontrate in fase di controllo per poterle correggere e trovare nuove strategie al fine che le stesse non possano ripresentarsi in futuro. Nello specifico gli step operativi per una corretta gestione delle note spese riguardano: il controllo della presenza di giustificativi allegati alla nota spese che rispettino le procedure aziendali, la richiesta o sollecito al dipendente di eventuali giustificativi mancanti, la verifica dei conteggi, la segnalazione al dipendente o alla direzione di eventuali anomalie e/o errori, la validazione e contabilizzazione delle note spese, l’individuazione dei giustificativi esteri e/o italiani idonei ai fini IVA, la trasmissione dei saldi per ogni singolo dipendente all’HR, l‘archiviazione elettronica e/o cartacea della documentazione, il reporting.

In questo processo il ruolo strategico del consulente esterno è anche quello di poter verificare con l’azienda se le policy adottate siano efficaci per garantire il minor margine di errore possibile e per facilitare i dipendenti nella compilazione delle note spese e dei vari documenti che vanno a esse allegati. Obiettivo finale è veder diminuire drasticamente le anomalie e di conseguenza i costi a carico dell’impresa.

Altro aspetto che, come detto prima poche aziende tengono sotto controllo durante la rendicontazione delle note spese, è il recupero dell’IVA estera e locale. Infatti una volta validata la nota spese, è possibile controllare se le fatture allegate sono idonee e detraibili ai fini IVA, siano esse italiane o estere, per avviare in parallelo il processo di recupero. I due processi - gestione delle note spese e attività di recupero IVA - sono tra loro fortemente sinergici e rappresentano per l’azienda una concreta leva strategica e operativa per trasformare un costo vivo in un’opportunità di guadagno.

Se è vero che la tendenza delle aziende è quella di analizzare e rivedere i propri processi per cercare aree che consentano risparmi in termini di costi e risorse, l’esternalizzazione delle note spese deve essere considerata un’attività strategica in grado non solo di liberare risorse e migliorare i processi, ma anche di ottenere notevoli benefici in termini di risparmio.