Un caso di successo: la qualità in Zenit si gestisce con openwork®

Net Sistemi, l’azienda italiana che ha sviluppato openwork, la rivoluzionaria piattaforma web per il Business Process Management, presenta il caso di successo Zenit, nel quale openwork è stato utilizzato per gestire la qualità con ottimi risultati in termini di risparmio di tempi, costi e persone dedicate, grazie all’automatizzazione dei processi in linea con quanto previsto dal Manuale operativo della qualità.

Una prima fase del progetto è iniziata nella primavera del 2004, concludendosi alla fine dello stesso anno e consentendo a Zenit di superare con successo l’audit di qualità. Nel 2005 ha preso il via la seconda fase ed il progetto si è evoluto con le modifiche migliorative suggerite dalla policy aziendale sulla qualità e dall’Ente di certificazione.

Il contesto

Nata alla fine degli anni ’50, dal 1977 Zenit segna la storia delle elettropompe Made in Italy.

Con un fatturato che nel 2004 si è assestato sui 15 milioni di euro, l’azienda è infatti leader in Italia, e ai primi posti nel mondo, nella produzione di elettropompe sommergibili per uso domestico e industriale, ossia di quelle apparecchiature utilizzate per il trattamento e la movimentazione delle acque.

Nella moderna sede alle porte di Modena, che copre oltre 10.000 metri quadrati, operano 100 persone impegnate a sviluppare soluzioni uniche sul mercato - come la serie Zenit Blue per la fascia domestica, disegnata da Pininfarina.

Per soddisfare le esigenze sempre più evolute dei clienti e i requisiti imposti dalle direttive europee in materia di sicurezza e impatto ambientale, Zenit è molto impegnata nella ricerca e nell’innovazione. Un impegno che, insieme alla grande attenzione alla qualità dei prodotti e agli alti livelli di servizio, è alla base del successo e della reputazione di cui l’azienda gode nel mondo. La qualità del prodotto e del servizio sono quindi per Zenit il principale fattore critico di successo e rappresentano non solo un obiettivo strategico, ma anche un diktat operativo da seguire quotidianamente. “Nel 1995 Zenit è stata tra le prime aziende del settore a ottenere la certificazione UNI EN ISO 9001:2000 che ne attesta e garantisce il costante impegno verso la qualità attraverso un’attività continua di mantenimento e aggiornamento” conferma Ilario Benetti socio di Apex, la società global contractor per l’IT del Gruppo Zenit e Business Partner openwork, che nel 2004 ha realizzato il progetto di gestione della qualità nell’azienda modenese.

Le esigenze

Entrato in Zenit con Apex, nel 2004 openwork rivela ben altre e anche più strategiche funzioni oltre alla risoluzione di meri problemi di gestione dei documenti per i quali era stato utilizzato inizialmente, tanto da diventare in breve il supporto per la stessa gestione della qualità.

“Ogni volta che dovevamo fare un audit di qualità, ossia ogni sei mesi, era necessario lavorare intere settimane per reperire le informazioni necessarie al mantenimento della certificazione e renderle disponibili nel formato richiesto dalla società di certificazione. - spiega Benetti - Questo significava distogliere un gran numero di persone dalle proprie attività correnti e per un lungo periodo, il tutto a scapito del nostro core business.

Avevamo cercato supporto nella tecnologia informatica, verso la quale il nostro Gruppo è da sempre molto aperto, ma il software che abbiamo utilizzato inizialmente, una soluzione standard per la gestione della qualità, rispondeva solo parzialmente alle nostre esigenze perché non ci consentiva di seguire perfettamente l’iter della produzione e manutenzione di documenti relativi alla qualità e non forniva sufficiente supporto agli utenti nelle loro attività operative che dovevano essere allineate alle politiche aziendali della qualità.

La soluzione si è presentata nel 2004 quando, implementando la piattaforma openwork con l’obiettivo di eliminare la carta circolante in azienda e gestire i documenti secondo le normative vigenti, ci siamo accorti che questa piattaforma ci permetteva non solo una diffusa condivisione elettronica dell’informazione, ma grazie alla sua grande flessibilità, anche di rispondere ad esigenze più complesse dell’azienda adattandosi facilmente e in tempi rapidi ai sistemi già in uso”.

Ambiti e fasi del progetto

“Così openwork è stata utilizzata anche in un’ottica di gestione della qualità. Il processo è avvenuto velocemente - continua Benetti - perché dovevamo rispettate le scadenze degli audit. E non era cosa facile visto che si trattava di trasferire tutte le competenze degli utenti sulla nuova piattaforma”. La prima fase del progetto è durata una settimana e ha riguardato le attività di analisi, installazione della piattaforma, formazione degli utenti.L’implementazione dell’intero iter di approvazione e gestione delle procedure qualità, comprensivo della formazione, è stato realizzato in soli 2 giorni coinvolgendo 35 utenti e due responsabili di progetto. Tutti i documenti relativi alla qualità, dal Manuale della Qualità alle Istruzioni Operative, sono stati trasferiti all’interno di openwork. Sono stati trattati complessivamente 5 diversi tipi di documenti che hanno dato vita a 2 flussi di processo che vertono su meccanismi vincolanti di approvazione.

Il sistema provvede automaticamente alla compilazione di alcune sezioni di documenti di Microsoft Office e tiene traccia delle revisioni e degli annullamenti dei processi.“E’ bastato implementare poche procedure per superare agevolmente il successivo audit - aggiunge Benetti - e così i vantaggi del nuovo sistema sono stati subito evidenti. A differenza di quanto era avvenuto sino ad allora, la preparazione all’audit è stata semplice e immediata perché il sistema ripercorre e riporta perfettamente le procedure descritte nel Manuale di qualità e rende disponibili on line tutti i documenti necessari già nel formato richiesto”. In altre parole gli utenti continuano a creare i documenti utilizzando gli strumenti abituali (tipicamente Microsoft Word), mentre openwork si occupa di organizzarli in conformità alla norme del sistema qualità. In questo modo gli utenti si possono concentrare solo sul contenuto mentre il sistema si occupa di redigere automaticamente alcune sezioni predefinite dei file, di gestire le approvazioni, la distribuzione e le eventuali revisioni nel tempo.

In fase di verifica è ancora una volta openwork - responsabile della rintracciabilità dei documenti - ad assicurare la disponibilità di tutte e sole le versioni corrette dei diversi file. Questo tipo di approccio elimina completamente ogni attività relativa al reperimento e alla organizzazione dei contenuti e consente di risparmiare numerose giornate uomo, un beneficio particolarmente prezioso in una fase cruciale e delicata come quella della verifica periodica di audit.
Alcuni mesi dopo è stata realizzata la seconda parte del progetto, focalizzata sull’interfacciamento di openwork con le applicazioni informatiche esistenti e sull’integrazione della piattaforma con l’organigramma aziendale in modo da ottenere ruoli e gerarchie tra gli utenti del sistema e determinare la loro possibilità di accesso al sistema in linea con quanto previsto dalla certificazione ISO. In questa fase Apex ha integrato la piattaforma di Net Sistemi con l’ERP aziendale dal quale openwork attinge e al quale fornisce informazioni di diverso tipo a seconda della tipologia di utenti che vi accedono: personale operativo o management. Sebbene l’implementazione del sistema abbia riguardato tutte le procedure che permettono di gestire la logistica, un’attenzione particolare è stata dedicata alla ricezione delle merci: openwork controlla l’input dei dati relativi alle merci in entrata avviando processi complessi di verifica e gestione della non conformità, attua azioni correttive e dà il benestare alla fornitura oltre a verificare poi tutti gli ordini di acquisto evasi.
Sulla Intranet di Zenit, una delle applicazioni aziendali certificate, gli utenti possono accedere secondo il livello di autorizzazione di cui godono a documenti di contenuti diversi che riguardano soprattutto il sistema qualità. I contenuti vengono gestiti da openwork che provvede al loro aggiornamento automatico alla fine di ogni processo e si dimostra così anche un utile strumento di Content Management. Le informazioni memorizzate nell’esecuzione dei diversi processi – sempre una decina attivi contemporaneamente in azienda – rappresentano poi una preziosa fonte di conoscenza per analisi ex-post del sistema interno di qualità.

openwork è stata integrata anche con l’applicativo utilizzato in azienda per effettuare le attività di reporting (Business Objects) fornendo in tempo reale, ai diversi utenti abilitati, informazioni, indicatori e reportistica di quanto avviene nel sistema qualità.Al termine della prima fase dell’implementazione, openwork era a regime nelle aree qualità e logistica, mentre recentemente si è proceduto con le modifiche migliorative suggerite dalla policy aziendale sulla qualità e dall’Ente di certificazione e il progetto è stato esteso anche alla gestione del personale.

Lo strumento

In Zenit attualmente, la piattaforma openwork viene utilizzata da circa 50 utenti su 6 differenti processi aziendali.

“Cercavamo uno strumento semplice, immediato e competitivo per ottimizzare e velocizzare le attività legate agli audit di qualità, ma che avesse anche altri requisiti specifici: flessibilità, integrabilità con i sistemi e le applicazioni informatiche presenti in azienda, possibilità di trasferire in poco tempo le procedure aziendali già codificate, facilità di adattamento da parte degli utenti – ricorda Benetti –. Ed è quanto abbiamo effettivamente trovato in openwork che ora utilizziamo non solo su ambiti specifici nei quali Zenit era scoperta o non opportunamente supportata, come nel caso degli audit di qualità, ma anche in alternativa ad altre applicazioni già in uso, perché i costi sono decisamente inferiori in sede di implementazione e, soprattutto, di mantenimento ed evoluzione. Tutte le modifiche richieste dalla politica della qualità dell’azienda o dall’esterno, e quelle in senso migliorativo, vengono recepite in modo indolore sia in termini di tempo – è spesso sufficiente meno di un’ora – sia di costi, perché il sistema si mantiene praticamene da sé. L’implementazione è stata semplice e rapida e gli utenti non hanno avuto alcuna difficoltà di adattamento”.

I risultati

Zenit ha potuto apprezzare concretamente e a breve i vantaggi del nuovo sistema di gestione della qualità basato su openwork già in occasione del primo audit che è stato preparato agevolmente e in tempi ridotti in quanto i processi sono stati impostati secondo quanto disposto dalle procedure di qualità e tutta la documentazione è stata resa disponibile on line e nel formato richiesto dall’Ente di certificazione.

L’applicativo ha consentito di organizzare le informazioni dell’azienda in modo strutturato creando un sistema di Content Management accessibile agli utenti attraverso la intranet aziendale, gestendo inoltre i diversi livelli di autorizzazione agli utenti sulla base della loro profilazione all’interno del sistema stesso.

openwork si è inoltre rivelato una valida alternativa ad alcuni applicativi presenti in azienda (integrandosi facilmente con essi) gestendo a costi inferiori attività già coperte o arricchendo i dati presenti su altri sistemi: ad esempio openwork ha alimentato con i propri dati la soluzione Business Objects contribuendo a rendere più completa la reportistica aziendale.I benefici generati nell’area logistica si sono concretizzati in una perfetta evasione degli ordini che ha avuto grandi riscontri sia all’interno sia all’esterno di Zenit, migliorando sensibilmente il lavoro del personale interno e le relazioni con i fornitori.

Da un punto di vista più generale Zenit ha raggiunto due obiettivi.

Il primo è stato la realizzazione di un sistema informativo dedicato al sistema qualità poco invasivo, ma, allo stesso tempo, molto potente. Questo ha consentito di eliminare i costi associati alle giornate uomo annue derivanti dall‘inefficienza legata ad una gestione umana dei processi.Il secondo obiettivo, intrinseco nell’idea di base di openwork, è stata la realizzazione del progetto in tempi rapidissimi a costi contenuti, soprattutto in considerazione della mole e della rilevanza delle procedure implementate.

Profilo aziendale- Net SistemiGli inventori di openwork®Net Sistemi (http://www.netsistemi.it/) è l’azienda di Information Technology che ha ideato e sviluppato openwork, la piattaforma innovativa di Business Process Management tutta italiana.
openwork consente di realizzare applicazioni per la gestione dei processi utilizzando il linguaggio delle organizzazioni, facendo coincidere l’analisi con lo sviluppo software e permettendo la creazione di soluzioni web-based in tempi ridotti.
Net Sistemi nasce dall’esperienza ultradecennale di un produttore di software che già alla fine degli anni Novanta, con largo anticipo rispetto al mercato, recepì il bisogno di soluzioni basate su logiche di workflow e document management e di strumenti che fossero più vicini alle esigenze quotidiane degli utenti.Lunghi anni di lavoro progettuale e investimenti in ricerca e sviluppo sempre crescenti hanno portato alla realizzazione di openwork considerato ormai una delle poche vere grandi innovazioni dell’ultimo decennio nell’IT.
Il modello di business di Net Sistemi è basato su un canale di Partner che, formati e supportati, realizzano soluzioni software per i propri clienti finali, utilizzando la piattaforma openwork.

Net Sistemi ha sedi a Bari e Milano e opera in tutta Italia con un network di oltre trentacinque Partner, in continua espansione, cui hanno aderito alcuni tra i principali operatori del mercato italiano della consulenza direzionale, organizzativa e dell’ICT.
Net Sistemi ha inoltre stretto importanti accordi con aziende multinazionali.Konica Minolta Business Solutions Italia, distributore italiano dei sistemi multifunzione, copiatrici e stampanti, con il quale Net Sistemi ha realizzato, su tecnologia openwork, una soluzione per la gestione della documentazione aziendale (PageScope F2P) che valorizza al massimo le caratteristiche delle stampanti multifunzione del colosso giapponese.QlikView Italia, distributore italiano dell’omonima innovativa soluzione svedese di Business Intelligence, la cui integrazione con openwork ha dato vita a openwork Business Console, il cruscotto per il monitoraggio e l’analisi dei processi aziendali.
La tecnologia openwork è utilizzata da clienti di tutti i settori e dimensioni, fra i quali: Alsia, Bosch, Comune di Salerno, Cesab, Credem, CSQA Certificazioni, Electrabel SUEZ, Gruppo CAMST, Industrie Polidoro, Mythos, Politecnico di Torino, Rosen, Tribunale e Procura Militare di Bari, Università di Modena e Reggio Emilia, Voghera Energia, Zenit.

Info: Areté Comunicazione 20-4813854