Serveco fa “pulizia” anche fra i documenti

L’azienda, impegnata da quasi vent’anni nel settore dell’ecologia, ha applicato in casa i principi-base del rispetto dell’ambiente, adottando la suite di Business Process Management openwork® per una soluzione di gestione documentale mirata ad ottimizzare la gestione dei protocolli e per la programmazione della produzione. Oltre a un miglioramento complessivo dell’efficienza, ha così ottenuto anche una notevole riduzione della carta utilizzata.
Per chi opera nell’ecologia, l’ambiente è ovviamente un tema all’ordine del giorno e il rispetto deve arrivare prima di tutto da chi ne fa una professione, oltre che una ragione di vita. Serveco è un’azienda che, dal 1987, si occupa di ecologia e ha fin dall’inizio della propria storia investito in un ambito come quello della raccolta differenziata dei rifiuti, che vent’anni fa non era tanto all’ordine del giorno. Con il tempo, poi, si sono aggiunti servizi che vanno dall’igiene urbana nel suo complesso agli interventi di disinfestazione, fino ad arrivare ad attività di protezione civile.Ligia al principio del rispetto dell’ambiente, che è anche il cuore del proprio business, l’azienda di Martina Franca (nel cuore della Valle d’Itria, in Puglia) ha iniziato già al proprio interno a dotarsi di strumenti che le consentissero di inquinare e “pesare” sulla natura il meno possibile. Se è logico pensare all’utilizzo di attrezzature e automezzi alimentati elettricamente o a gasolio bianco per svolgere le attività principali, anche l’informatica ha iniziato a svolgere un ruolo attivo in questo campo. Come? Attraverso la riduzione della carta utilizzata, ma anche attraverso un intervento sui processi, che, attribuendo maggiore consapevolezza su tempi e costi ai responsabili, consente loro di pianificare un uso più attento delle risorse.Quelli appena citati sono solo alcuni dei risultati ottenuti nell’ambito di un progetto complessivo di gestione documentale avanzata, che la società ha realizzato nel corso dell’ultimo anno e mezzo, con il supporto degli specialisti di Newdata (software house con sede a Noci, in provincia di Bari) e l’implementazione di openwork®, la piattaforma italiana di Business Process Management. Serveco ha scelto la soluzione partendo dalla propria esigenza primaria di dover razionalizzare e velocizzare alcune procedure amministrative, che però avevano un impatto anche sull’organizzazione delle attività dell’azienda. “L’applicativo, debitamente personalizzato, si è inserito in una realtà dove alcune funzioni erano ancora gestite a livello artigianale – spiega Luca Nucci, collaboratore della Direzione Tecnica e responsabile del settore PNE del gruppo -. Un esempio è quello della gestione dei protocolli. In precedenza tutto veniva archiviato tramite tabelle Excel, ovviamente fatte in casa, con distribuzione della copia cartacea dei documenti ai soggetti di volta in volta interessati. Con openwork®, ora, la documentazione passa inizialmente attraverso la segreteria, che in modo semplice e intuitivo smista tutto su computer, cosicché ognuno possa vedere e interagire sul singolo documento di interesse”.Un approccio che agisce sui processi, inevitabilmente, produce risultati in differenti settori di un’azienda. Nel caso specifico di Serveco, il vero salto di qualità è stato compiuto nella fase di programmazione della produzione, che si traduce in un modo più efficiente e controllato di gestire le attività quotidiane dei 150 mezzi adibiti alle attività di business, che spaziano dalla raccolta e riciclaggio dei rifiuti solidi urbani, al trasporto e smaltimento di materiali pericolosi o meno da impianti industriali o cantieri, fino alla bonifica di aree o terreni contaminati da sostanze tossiche. Anche qui esisteva un sistema di gestione delle attività, sempre tramite foglio elettronico Excel, che prevedeva una iniziale programmazione e il successivo passaggio di tutte le responsabilità di controllo del lavoro e rispetto dei budget sulle varie commesse. “La nuova implementazione – prosegue Nucci – ci ha consentito di impostare una programmazione per reparto. In questo modo, la mattina ciascun operaio può visualizzare sul terminale la pianificazione della giornata e organizzarsi di conseguenza. Al termine della giornata, sulla base del lavoro svolto, è possibile eseguire la consuntivazione delle ore lavorate per ogni specifica commessa, elaborando i dati anche in contemporanea fra differenti attività, per scoprire eventuali sovraccarichi o inefficienze e agire di conseguenza nella successiva programmazione di utilizzo di mezzi e persone”. Di fatto, in questo modo, i direttori o i responsabili di area hanno sempre sotto controllo l’andamento delle commesse e il rendiconto sui costi, almeno per quanto concerne il personale e le attrezzature. Manca ancora la parte di implementazione del costo dei materiali, che però è già stata messa in cantiere.Al di là di una migliore circolazione delle informazioni fra i vari livelli dell’azienda, il guadagno in efficienza è tangibile anche semplicemente in termini di numeri e di organizzazione. In Serveco si protocollano all’incirca una trentina di documenti al giorno in ingresso e altrettanti in uscita, mentre le consuntivazioni attengono a quasi 400 processi al giorno. In passato, quanto riferito a queste procedure prevedeva comunque una fase di data entry puramente manuale, per poter avere i dati grezzi da elaborare tramite Excel. Ovviamente, questo passaggio era centralizzato su funzioni aziendali di primo livello. Ora, invece, l’azienda è sempre a conoscenza dell’attività svolta dalla singola persona, non si accumulano arretrati e la situazione è sempre aggiornata in tempo reale.La gestione documentale avanzata, naturalmente, offre anche vantaggi in termini di qualità del lavoro, soprattutto di chi, a livello amministrativo, vede passare tutto il flusso prodotto dall’azienda. “La ricerca di un documento adesso è molto più facile – aggiunge ancora Nucci - se pensiamo che fino a poco tempo fa questa pratica era demandata alla segretaria di turno, che cercava nei faldoni quanto necessario. Ma non è solo questo. In precedenza, un documento che richiedeva la visione e la firma di diversi interessati passava materialmente di ufficio in ufficio, mentre ora ciascuno utilizza il proprio computer per ogni genere di attività. In futuro, potremmo migliorare ulteriormente, prevedendo la protocollazione automatica in ingresso dei documenti”.L’implementazione della soluzione basata su openwork® è stata realizzata nell’arco di circa un anno e mezzo, partendo dalla fase del protocollo, per poi passare alla programmazione delle attività e successivamente alla consuntivazione. La scelta è caduta sulla suite openwork®, oltre che per la qualità della tecnologia, anche per il preesistente rapporto fra Serveco e il partner Newdata, che ha garantito l’impegno diretto nella personalizzazione della soluzione, in base alle esigenze e all’organizzazione specifica dell’utente. “Abbiamo deliberatamente scartato scelte che ci avrebbero portato nella direzione di prodotti di fama internazionale – conclude Nucci -. L’interlocutore locale offre maggiori garanzie in termini di vicinanza alle necessità esposte, assistenza e supporto in tutte le fasi di implementazione e formazione del personale”. Una spinta decisiva è peraltro giunta dal management di Serveco, che conosce e usa la tecnologia, tanto da essere fra i principali promotori delle scelte di automazione e convincere anche il personale, tipicamente più riottoso ai cambiamenti di prassi e abitudini consolidate.

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